Conocido por todos es el ajetreo que hay en cualquier feria, sea de mayor o menor dimensión, entre los expositores, organizadores y asistentes, ya que son un gran número de personas los que están presentes los días del evento.
Por ello, para la satisfacción de todos los stakeholders y para el correcto funcionamiento de la feria, es imprescindible evitar los 3 errores más comunes de organización:
1. REGISTRO de asistentes lento y poco preparado.
En un mundo en el que no podemos vivir sin tecnología, cuesta creer que ésta no nos pueda ayudar a agilizar estos procesos… Y, ¡claro que puede hacerlo! Pero en algunas ferias todavía no se utiliza.
El uso de entradas en dispositivos móviles y gracias a lectores QR, ha agilizado mucho el proceso evitando la espera para imprimir y entregar cada acreditación. Pero... ¡de nada sirve tener esta opción si los accesos al recinto no pueden leer los QR en los dispositivos! Sigue siendo habitual que algunos accesos únicamente lean las acreditaciones impresas y sea imprescindible tener a una persona con un lector para los visitantes que utilizan las entradas en sus dispositivos.
¡Es importante que utilicemos y nos ayudemos de la tecnología en estos momentos!
2. GUARDARROPÍA mal organizado
En una feria la mayoría de los asistentes pasan bastantes horas moviéndose de un lado al otro para descubrir cada rincón. Es importante que tengan el menor peso posible con ellos, para que puedan disfrutar del evento y coger los productos de merchandising que más les gusten ?
Es imprescindible tener en cuenta que, tanto expositores (nunca hay una única persona por expositor o stand, debemos contar con más) como asistentes, deben dejar sus abrigos, bufandas, maletas, bolsos grandes… en el guardarropía, sin problemas y sin esperar colas (o esperando las mínimas posibles).
¿Qué podemos hacer?
· Ubicar a cada asistente en un punto de guardarropía específico. Si no dividimos a los asistentes en diferentes puntos, por norma general todos van a querer dejar sus abrigos en el guardarropía más cercano a la entrada, cosa que provocará largas colas y bloqueo de ese punto.
· En el caso de no querer hacerlo de este modo, gracias a la tecnología es muy sencillo saber cuáles de estos puntos están más colapsados que otros y por tanto, informar a los asistentes para que guarden sus pertenencias en otros puntos con menos afluencia.
· Diferenciar el guardarropía de los asistentes y de los expositores, también suele agilizar este servicio.
3. Puntos de ALIMENTACIÓN mal gestionados
Por último, en eventos con tanto movimiento como las ferias, es imprescindible tener muchos puntos de alimentación bien organizados y gestionados.
Los asistentes que llevan 4 horas moviéndose de un punto a otro de la feria, lo último que desean es esperar 30 minutos para empezar a comer un bocadillo o cualquier alimento de comida rápida. Es imprescindible contar con los máximos puntos de alimentación posibles, suficientes para todos los asistentes previstos y para que tengan que esperar las mínimas colas para comer.
Del mismo modo, en el caso de disponer de Food trucks para comer, también es importante colocar una zona con bancos y mesas para disfrutar de lo consumido. Los asistentes que no han podido descansar, están deseando llegar a comer para hacerlo aunque sean 15 minutos ?
Durante la organización y antes de la fecha del evento, es importante analizar todos los detalles desde el punto de vista del usuario, teniendo en cuenta y analizando el número de asistentes y participantes en el mismo, las condiciones y servicios que ofrecemos, para garantizar siempre la mayor calidad y satisfacción a todas las partes implicadas en el evento.